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ニワトリとタマゴ 重箱の隅の戦い

重箱の隅をつつくような、どうでもよさそうな細かい話やネタ話。おもいついたら即暴走。

意識の改革!?上司に怒られないレポート作成体験記

わかってます、ハイ。

1万PV/月有るか無いかのブログが何言ってるんだ!?

 

的タイトルだと(これで1万行くのが嘘臭い位の残念ブログで・・・)。

すいませんすいません、返す言葉がありません。読んでもらえる文章を書ける=PVに繋がるのが世の摂理、僕が書いても信頼性無さすぎです。

わかった上で何書くかといいますと、それはそれは大昔。

 

まだ新人だった頃、上司からレポートの書き方の大事なことを教わりました。当時目からウロコだったので、今でも鮮明に覚えてます。その時の話をば。

つまり、

僕の言葉じゃないんで安心してください!穿いてます

                    入力と出力

 学生時代のレポートを振り返る

期限前日に突貫工事、性格出てます(笑)

学生実験の時に気にしてた事は、

  • 実験趣旨の理解度
  • 適切な手順で実験を行った
  • 測定したデータを正しく適切に処理してまとめた
  • 結果から判ったことをたくさん考察

 

ひとことで言えば、「僕はちゃんと勉強してるんだ」的アピールをすることです。単位獲得こそがレポート作成の目的ですから。大小あれど、みんなこんなスタンスだったと思います(僕の意識が低いだけだったらすいません)。

・・・一般教養落として結局はダブりましたが!

 

開発部でのレポートを考える

なんとか卒業して、新入社員の時。

開発中の基板(パソコン部品)の評価試験を行い、レポート作成を任されました。僕がこの時気にした事といえば、

 

  • 評価する基板の概略をまとめる
  • 測定手順の詳細を記す
  • 正確な測定でデータ収集
  • データをまとめて考察をつける

 

自分では十分仕事したつもり!

提出してしばし後、報告書の件で上司に呼ばれます。そして大学に5年居ても学べなかった大事なことを学ぶこととなりました。

 

最初に言われたことは、

  • 高い精度で測定している、新人にしては上出来
  • 表やグラフも判り易い
  • 理想値に近い測定結果。設計に問題無いことが伝わった

 

いいことばっかりじゃないですか、調子づいちゃいますね!

・・・実際は「上げて落とす」作戦だったんですけど(笑)

そして次に言われた重大な一言。

 

「で、これは誰に向けて作ったレポートだ?」

  

偉い人は1枚目しか見てくれない

 ???

言葉の意味を理解できません。

過程と結果を見やすく纏めてさえいれば、それで良いと思っていたからです。それ以上何が必要なんだろう?と。

悩んでいると、もう一言。

 

「良く纏まってはいるけれど、これは只のデータの羅列。読み手が意識されてない」

 

???

それでもわかってない顔をしてる僕に、もう一言助言をくれました。

 

「俺は全部読んだけど、忙しい人はじっくり読んでくれないぜ?課長なんか1枚目しか読まないぞ?

 

「読み手ありき」のレポートでなければ価値が無い

自分の書いたレポートを、読み手の目線を考えて見直します。

 

作業の合間に先輩が読むなら?

課長が現場からの報告として読むなら?

他人のレポートとして自分が読むなら?

 

視点を変えると、自分のレポートが穴だらけなことに気付きます。

 

先輩視点なら?

  • 自分の作業もある以上、情報共有とはいえ無駄な時間はかけたくない
  • 改めて説明されずとも、基板の仕様も測定手順も知っている

 

興味のあることは、

 

正しく測定されたデータがどういう結果だったのか?

 

だろう、と。

周知されてることをズラズラ書き並べられても邪魔なだけで、そもそも仕様書見ればいい話。

要するに、現場視点では余剰な情報が多すぎるレポートです。

 

課長視点なら?

  • 現場レベルの測定値に興味無い、そもそも部品単位の仕様など知らない
  • 見るべきレポートが山ほどある、1枚目だけ見て概要を判断

 

興味のあることは、

 

この実験は成功したのか失敗したのか?

 

でしょう。

過程は現場の問題なので、上長の興味はトラブル無く開発が進んでいるのか否か。詳細な数字が大量に並んだレポートなど、見てられないわけですね。重要な事を後ろに書いて見落とされたら、現場にツケがブーメラン。

つまり偉い人視点で見ると、どうでもいい情報が多い上に大事なことが埋もれてるレポートになります。

 

自分自身なら?

それらを踏まえ、自分自身で客観視して読んでみると・・・改善点が見えてきます。

  • まず1ページ目で全ての概略を先に把握したい
  • その上で、自分が関係している箇所の詳細データを見たい
  • 知ってて当然の知識的情報は不要

 

つまりこの時僕が書いたレポートは、

書き手の理解度を示す為のレポートにすぎず、レポートそのものの価値は非常に低い

 

と言えます。

 

ちなみにレポート1枚目に概要をまとめるフォーマット、勿論社内にあったのですが。重要性を叩き込む為、あえて当時フリーフォーマットで作らせたとのことでしたw 

いい勉強させてもらった思い出です。

 

ターゲットを意識することの重要性

つまりどういうことか?というと。

学生実験の場合、大半は正解が既に存在するので、「理解度を示すこと」がレポートの主旨になります(卒研だと多少は違ってきますが)。

一方の開発だと正解を求めて全員が彷徨ってるので、こうしたレポートは全くの役立たずです。必要とされてる「情報の伝達と拡散」こそがレポートの主旨なので。

誰が何を求めているか?というターゲットの意識は、全てにおいて大切な気がします(自分で耳が痛いですがw)。

input」として得た物を吟味し、隠れてる情報(開発だとバグ)も残さず読取り、ターゲットに適した形に加工して「output」する流れ。生の情報垂れ流しなら誰でもできるよ?ってことですかね。映像で判ることをひたすらしゃべるだけのニュース番組の如く。

 考え方ひとつで報告書が書きやすくなるかもしれません。

 

身の丈に合わない偉そうなネタですいませんすいません、 長い所最後までありがとうございました。

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